Toruńska Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. (TARR/Operator) w partnerstwie z Kujawsko-Pomorskim Funduszem Pożyczkowym Sp. z o.o. prowadzi projekt „REGIONALNY FUNDUSZ SZKOLENIOWY II”, który stanowi swoistą kontynuację projektu „Regionalny Fundusz Szkoleniowy – usługi rozwojowe dla MŚP z województwa kujawsko-pomorskiego i ich pracowników” realizowanego na przestrzeni lat 2017-2023. Pomiędzy edycjami projektu występują pewne różnice, wynikające przede wszystkim z zastosowania w obecnej perspektywie systemu bonowego, czy też zaangażowania firm szkoleniowych w etap rozliczenia świadczonych usług.
Projekt zakłada dofinansowanie kosztów usług rozwojowych realizowanych wyłącznie przez Dostawców usług wpisanych do Bazy Usług Rozwojowych i zweryfikowanych przez Administratora Bazy (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości), którzy są wskazani w Bazie jako uprawnieni do świadczenia usług z dofinansowaniem. Usługodawcy zobowiązani są do działania w oparciu o Regulamin BUR.
Główne źródło wiedzy na temat projektu RFS II i jego założeń stanowi Regulamin udziału w projekcie RFS II, który zostanie opublikowany przez Operatora na stronie projektowej oraz w generatorze wniosków. Należy się z nim dokładnie zapoznać. Akceptacja warunków Regulaminu jest obligatoryjna już na etapie tworzenia profilu użytkownika/organizacji w generatorze. Usługodawca, którego usługa objęta będzie wsparciem w ramach projektu, zobowiązany jest do jego bezwzględnego przestrzegania.
Skrót najistotniejszych kwestii dot. Dostawcy usług w projekcie RFS II:
I. Przed realizacją usługi rozwojowej
- Podmiot chcący przeszkolić siebie/swoich pracowników weryfikuje oferty usług rozwojowych zamieszczone w BUR. W celu pozyskania dofinansowania na konkretną usługę składa do Operatora wniosek aplikacyjny (ze wskazaniem delegowanych pracowników na konkretne usługi rozwojowe). Wniosek o wsparcie powinien zostać złożony przez Podmiot nie później niż na 21 dni roboczych przed terminem rozpoczęcia usługi rozwojowej. W zakresie weryfikacji aplikacji Operator sprawdza m.in. Kartę Usługi.
- W wyniku pozytywnej oceny wniosku następuje podpisanie umowy wsparcia i nadanie nr ID wsparcia. Zapis uczestników na usługę poprzez BUR z wykorzystaniem ID wsparcia jest sygnałem dla Dostawcy usług o konieczności zapoznania się z projektem RFS II.
- Dostawca Usług, po otrzymaniu zgłoszenia na usługę rozwojową przez Podmiot, ma obowiązek założenia konta w Generatorze Wniosków oraz akceptacji Regulaminu na min. 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem świadczenia usługi rozwojowej.
- Po uiszczeniu przez Podmiot wymaganego wkładu własnego Operator dokona aktywacji przyznanego bonu. Podmiot udostępni bon Dostawcy usługi.
- Bon rozwojowy ma określoną datę ważności wskazaną w umowie wsparcia. Jedynie w uzasadnionych przypadkach na wniosek Podmiotu i za zgodą Operatora termin ważności bonu może zostać wydłużony. Zmiana ta wymaga sporządzenia aneksu do umowy wsparcia. Powyższa zmiana nie może wiązać się ze zmianą numeru usługi rozwojowej.
- W przypadku usług prowadzonych w formy zdalnej czy mieszanej Dostawca Usług zobowiązany jest do przekazania Operatorowi wszelkich danych dostępowych niezbędnych do zmonitorowania przebiegu usługi. Dane należy przekazać w terminie min. 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem usługi na adres uslugirozwojowe.tarr.org.pl.
- Co do zasady korespondencja pomiędzy Operatorem a Podmiotem czy Dostawcą usług odbywa się w oparciu o Generator wniosków i drogę elektroniczną. Użytkownicy zobowiązani są do podania w formularzach rejestracyjnych w Generatorze wniosków adresu prawidłowo funkcjonującej i na bieżąco monitorowanej skrzynki e-mail.
Karta Usługi Rozwojowej
- KU winna zostać sporządzona zgodnie z Regulaminem BUR. - Operator ma prawo zażądać dodatkowych uzupełnień i wyjaśnień od Dostawcy Usługi w zakresie racjonalności i wysokości kosztów usługi rozwojowej, czy stwierdzonych uchybień w Karcie Usługi. Cena usług objętych wsparciem nie może w sposób rażący odbiegać od cen analogicznych usług dostępnych w BUR oraz na rynku komercyjnym. Weryfikacja ceny rynkowej pojedynczej usługi rozwojowej w przeliczeniu na godzinę szkoleniową/doradczą dokonywana jest przez Operatora przed rozpoczęciem świadczenia usługi m.in. przy użyciu narzędzia umożliwiającego dokonanie porównania cen usług zamieszczonych w Bazie Usług Rozwojowych. - Podmioty ubiegające się o wsparcie w ramach projektu mogą otrzymać preferencyjny poziom dofinansowania na poziomie 80% na usługę rozwojową, która:
Spełnienie powyższych przesłanek winno wynikać co najmniej z Diagnozy potrzeb rozwojowych Podmiotu, Karty Usługi, zaświadczenia o ukończeniu usługi – wobec tego Karta Usługi winna już precyzyjnie wskazywać na kwalifikację usługi do powyższego zbioru. |
II. W trakcie realizacji usługi rozwojowej
Udział w usługach rozwojowych pracowników zgłoszonych przez Podmiot - warunki konieczne do uznania kwalifikowalności wydatku:
- usługa rozwojowa została ujęta w zaakceptowanym wniosku o wsparcie,
- zgłoszenie na usługę rozwojową zostało zrealizowane za pośrednictwem Bazy Usług Rozwojowych z wykorzystaniem nadanego Podmiotowi właściwego ID wsparcia,
- wybrane za pośrednictwem BUR usługi rozwojowe muszą posiadać zaznaczoną opcję „możliwość dofinansowania”,
- delegowani pracownicy, którzy wezmą udział w usłudze osiągną zaplanowane w Karcie Usługi efekty; w przypadku rezygnacji, przerwania lub nieukończenia usługi rozwojowej przez uczestnika, nieuzyskania przez niego kompetencji/kwalifikacji wskazanych w Karcie Usługi (bez względu na przyczynę rezygnacji, przerwania lub nieukończenia tej usługi) ewentualne rozliczenie z Dostawcą Usług pozostaje w gestii Podmiotu.
Realizacja usług rozwojowych w projekcie powinna być zgodna m.in. z Kartą Usługi i załącznikiem nr 2 do Wytycznych monitorowania postępu rzeczowego realizacji programów na lata 2021 – 2027, który zawiera podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+.
Systematycznie przeprowadzane będą wizyty monitoringowe na miejscu realizacji usługi rozwojowej, mające na celu sprawdzenie faktycznego dostarczenia usługi rozwojowej i jej zgodności ze standardami określonymi w m.in. Karcie Usługi.
III. Po realizacji usługi rozwojowej
- Po zakończeniu usługi status Uczestnika indywidualnego musi zostać oznaczony przez Dostawcę usługi jako „ukończony”. W przypadku oznaczenia statusu Uczestnika jako „rezygnacja”, „nie uczestniczył”, „nie ukończył zapisu” Operator ma prawo odmówić dokonania płatności.
- Koniecznym jest wypełnienie ankiet oceniających usługi w BUR przez pracowników i Podmiot.
- Podmiot jest zobowiązany pokryć koszty niekwalifikowalne w ramach usług rozwojowych ze środków własnych na zasadach określonych w umowie wsparcia np. w przypadku gdy usługa rozwojowa objęta jest podatkiem VAT następuje opłacenie powyższego podatku przez Podmiot we własnym zakresie (płatność winna zostać dokonana w formie bezgotówkowej z konta Podmiotu na konto wskazane na fakturze i udokumentowana Operatorowi na etapie rozliczenia usługi rozwojowej).
- Dostawca Usług wystawia FV/rachunek dla Podmiotu, a jego kopię wraz z dokumentami określonymi w Regulaminie przekazuje poprzez system teleinformatyczny Operatorowi do rozliczenia.
- Rozliczenia kosztów kwalifikowanych udziału w usłudze rozwojowej Dostawca usługi dokonuje w Generatorze Wniosków z poziomu swojego profilu. Dokumenty rozliczeniowe należy złożyć niezwłocznie po zakończeniu realizacji usługi rozwojowej, nie później jednak niż w ciągu 10 dni roboczych przed upływem terminu płatności faktury.
- Operator dokonuje weryfikacji przedłożonego rozliczenia bez zbędnej zwłoki, w terminie do 7 dni roboczych od dnia złożenia. Termin obowiązuje dla każdej złożonej wersji dokumentów rozliczeniowych, tj. w przypadku rozliczenia zwróconego do korekty lub uzupełnienia termin zaczyna bieg od początku.
- Na podstawie zweryfikowanego rozliczenia Operator dokonuje płatności na rzecz Dostawcy usług rozwojowych.
Dokumenty rozliczeniowe W celu rozliczenia usługi rozwojowej za pomocą bonu Dostawca usługi zobowiązany jest przedłożyć za pośrednictwem generatora wniosków: - kopię faktury lub rachunku lub innego równoważnego dowodu księgowego wystawionego zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 poz. 120 z późn.zm.); dokument powinien zawierać co najmniej:
- kopię zaświadczenia ukończenia usługi przez każdego Uczestnika indywidualnego (nie dot. usługi doradczej) wydanego przez Dostawcę usługi, zawierającego co najmniej:
Ponadto: - w przypadku usługi prowadzącej do uzyskania kwalifikacji – kopię dokumentu potwierdzającego nabycie kwalifikacji wydanego przez uprawniony podmiot certyfikujący, - w przypadku usługi realizowanej w formie zdalnej/mieszanej – na wezwanie Operatora – zrzuty z ekranu/wygenerowane z systemu potwierdzenie obecności uczestnika - w przypadku usługi doradczej – do wglądu Operatorowi należy udostępnić dokument potwierdzający realizację usługi doradczej zgodnie z zapisami w Karcie Usługi - w przypadku, gdy usługa rozwojowa objęta została podatkiem VAT - dokument potwierdzający opłacenie przez Podmiot w pełnej wysokości podatku. Płatność winna zostać dokonana z rachunku bankowego Podmiotu. |
